Hoe ontvang je feedback op de juiste manier?

Wat is feedback ontvangen? Hoe ontvang je feedback op de juiste manier? Op deze vragen en vele andere geef ik in dit artikel antwoord.

Ik neem je mee langs het verhaal van Amy en Dean en daarna gaan we in op bovenstaande vragen. Ook kom je erachter waarom feedback op de juiste manier ontvangen zo belangrijk is en geven we je onze beste tips.

Lees mee en ontvang feedback voortaan als nooit tevoren!

Het verhaal van Amy & Dean en feedback ontvangen

Als verdoofd doet Amy na de wekelijkse vergadering van het bedrijf de deur van haar kantoor achter zich dicht. Amper vijf minuten terug merkte haar baas in het bijzijn van haar collega’s op, dat ze haar taken niet naar behoren uitoefende, hoe kon ze deze feedback ontvangen? De overige werknemers haakten hierop in door te stellen dat zij zich ook niet erg collegiaal opstelde.

Aangezien ze deze feedback niet had zien aankomen, ervaarde ze hun zienswijze als onterecht, wat ze hen ook duidelijk aangaf. Dit leidde tot een uitbarsting van emoties bij een ieder waarbij Amy op staande voet werd ontslagen.

Hoe anders verging het Dean. Hij vroeg op dat zelfde moment aan zijn vriendin hoe ze het eerste jaar van hun relatie had ervaren. Hij luisterde goed naar wat ze allemaal aanhaalde, waarna hij van haar wilde weten hoe hij er voor kon zorgen dat ze een hechter team werden. Dit gesprek resulteerde in het plan om op korte termijn samen te gaan wonen.

Bovenstaande situaties illustreren hoe welke wending het geven en ontvangen van feedback kan nemen. Ook gaat het feedback verwerken niet altijd gemakkelijk omdat het je zelfvertrouwen zowel positief als negatief kan beïnvloeden. Door voorbereid te zijn op dit proces, kun je je echter weerbaar maken voor deze vaak door emoties gekleurde meningen van anderen.

Lees daarom gauw verder om er achter te komen:
– wat feedback ontvangen inhoudt;
– waarom feedback ontvangen belangrijk is;
– wat de voordelen van feedback ontvangen zijn; en
– hoe je feedback het best kunt verwerken.

Ook geven wij je in dit artikel een voorbeeld zin voor feedback ontvangen terwijl je ons feedback ontvangen model, beslist ook een handig hulpmiddel zal vinden.

Dit bedoelt men met feedback ontvangen

In vrijwel al je relaties komt er een moment voor dat je zal moeten aanhoren wat men van je doen en laten vindt. Soms gebeurd het, net als in het geval van Amy, onverwacht terwijl het net als in Dean’s geval een bewuste uitwisseling van meningen kan betreffen. Deze laatste optie is vaak wenselijker, omdat het doel van feedback nog steeds het aanpassen of behouden van een bepaald gedrag, is.

Voor het ontvangen van feedback is je houding voor, tijdens en na het aanhoren van hetgeen je gesprekspartner vindt, belangrijk. Het gaat daarbij om je vermogen om te mentaliseren en te luisteren op een actieve, niet aggressieve assertieve manier, zonder dat je de ander als je vijand beschouwt.
Mentaliseren en luisteren zijn daarom de twee belangrijkste componenten van dit proces.

Mentaliseren en luisteren belangrijke onderdelen bij het feedback ontvangen

Mentaliseren

Door te mentaliseren ben je als ontvanger van de feedback instaat om je te plaatsen in de schoenen van de persoon die je aanspreekt. Je weet dat de uitspraken gekoppelt zijn aan de overtuigingen, gedachten en wensen van de feedbackgever. Ze hoeven dus niet overeen te komen met de echte realiteit en ook niet met de jouwe. Ook ben je je er van bewust dat je op het moment van het ontvangen van feedback misschien niet lekker in je vel zit, waardoor je hoort wat er niet gezegd is.
Dit brengt ons naar het tweede component.

Luisteren

Feedback ontvangen verloopt minder dramatisch indien je jezelf aanleert om actief, assertief en niet agressief te luisteren. Dit houdt in dat je echt luistert naar wat je gesprekspartner zegt, door hem of haar te laten uitspreken. Een goed voorbeeld hiervan is actief luisteren. Ook moedig je degene met je lichaamstaal aan om zijn of haar zegje te doen. Je maakt dus niet de half uitgesproken zinnen van de persoon af in je hoofd terwijl je ook niet luistert met het doel om direct antwoord te geven. Je verifieert wel of je goed begrepen hebt wat aan je is verteld, door met je eigen woorden de feedback op een assertieve niet agressieve manier, weer te geven.

Waarom is feedback ontvangen belangrijk

Feedback ontvangen is belangrijk omdat:

1. het helpt om bestaande relaties te verbeteren;
2. er nieuwe contacten kunnen ontstaan;
3. het de sfeer op de werkvloer en binnen groepen ten goede komt;
4. het je helpt bij je groeiproces (persoonlijke ontwikkeling);
5. je leert in de toekomst te anticiperen op de tijdens de feedback aangehaalde problemen

De voordelen van feedback ontvangen zijn dus alleen maar positief te noemen. Dat wil echter niet zeggen dat de mogelijkheid dat je tijdens of na het feedback ontvangen negatieve emoties ervaart, niet bestaat. Hoe daarmee om te gaan lees je in de volgende alinea.

Hoe feedback ontvangen en verwerken

Ja, het zal niet altijd leuk zijn om te moeten aanhoren wat men van je vindt. Vooral als het commentaar afkomstig is van iemand die je dierbaar is, zoals je geliefde of je kind. Negatieve feedback van deze personen kan er namelijk voor zorgen dat je zelfvertrouwen een deuk krijgt, je in je schulp kruipt of net als Amy je emoties niet meer kunt beheersen. Gelukkig kun je redelijk goed voorbereid zijn op een dergelijke situatie.

Zo kun je:
– oefenen met iemand die je vertrouwd met het ontvangen van feedback;
– zelf om feedback vragen;
– besluiten om wat over je beweerd wordt niet persoonlijk op te vatten;
– het van je afzetten;
– bij meerdere mensen verifiëren of wat over je gezegd wordt, wel klopt.

Moet je feedback verwerken dat positief is, dan kun je het moment als een steunpilaar opslaan in je gedachte. Hierdoor kun je wanneer het je even tegen zit terug vallen op deze meningen, waardoor je weer verder kunt gaan. Kreeg je ook nog punten waaraan je kunt werken bij het ontvangen van feedback, dan is het goed om ook hier aandacht aan te besteden. Natuurlijk als je ze als redelijke opmerkingen ervaart.

Enkele tips voor het ontvangen van feedback

Waarschijnlijk snap je nu dat de manier waarop je feedback ervaart voor een groot deel met je eigen mindset te maken heeft. Ook de eerdere ervaringen die je met het feedback ontvangen van je omgeving hebt, spelen een rol. Werd je net als Amy door de groep aangevallen, dan zal je verdedigingsmechanisme sowieso er voor zorgen dat de zaak escaleert.Wil je feedback ontvangen zoals Dean’s voorbeeld voor feedback ontvangen, dan kun je daartoe met onderstaande tips aan de slag gaan.

7 tips voor het ontvangen van feedback

1. Weet wie je bent: door genoeg zelfkennis te hebben is de impact van het commentaar op je doen en laten, minder. Het slaat je dus niet uit het veld terwijl het je ook in staat stelt om een beter persoon te worden, indien de kritiek terecht is;

2. Weet hoe je je in verschillende situaties gedraagt: het is logisch dat je je in iedere situatie anders gedraagt. Ook het gezelschap waarin je je bevindt is daarvoor bepalend. Door in grote lijnen te weten welke versie van jezelf je gewend bent te tonen thuis, op het werk of op een feestje, zal je in staat zijn het commentaar dat je krijgt over jezelf, in een betere context te plaatsen;

3. Weet wie de feedback gever is: het mentaliseren van deze persoon of personen helpt je om hun uitspraken te zien als een deel van hun eigen realiteit. Weet je bijvoorbeeld dat je baas van nature een ochtend humeur heeft, dan zal dat je helpen om zijn ongenoegen over je werk tijdens de eerste uren van de dag, te relativeren. Hetzelfde geldt voor het feedback ontvangen van iemand, waarvan je weet dat hij of zij een hekel aan je heeft;

4. Neem zelf het initiatief: je kunt feedback ontvangen waaraan je wat hebt, door daartoe zelf het initiatief te nemen. Je bent voor de feedback gever dan ook ontvankelijker, wat je een eerlijkere mening zal opleveren. Net als Dean benader je dan zelf de persoon van wie je graag wilt vernemen hoe die over je doen en laten denkt. Dit kun je zowel schriftelijk als mondeling doen. Een formele voorbeeld zin feedback ontvangen in een brief of emailbericht, ziet er dan zo uit:

” Beste (naam of hoedanigheid van de persoon), graag ontvang ik uw feedback over mijn functioneren binnen uw team in de afgelopen periode. Ook verneem ik graag van u of er punten zijn waaraan ik zou moeten werken.”
Natuurlijk kun je hetzelfde ook op de man af vragen aan je meerdere en of collega’s. Let daarbij wel op of de situatie dit toelaat. Dit is ook meteen de volgende tip;

5. Vraag alleen om feedback indien de situatie het toelaat: zo is het bijvoorbeeld af te raden om in een groot gezeldschap aan de persoon op wie je verliefd bent te vragen wat zij of hij van je vindt. Hetzelfde geldt voor het stellen van deze vraag tijdens een reguliere bedrijfsvergadering. Onder druk van de overige aanwezigen kan de persoon aan wie je om feedback vraag er immers voor kiezen je geen eerlijk antwoord te geven. Ook kan hun feedback dat je krijgt een sneeuwbal effect te weeg brengen, waardoor je net als Amy in een storm van ongevraagde meningen terecht komt;

6. Ben bereid actief en assertief te luisteren: in een vorige alinea las je reeds hoe je dit doen moet om van de voordelen van het feedback ontvangen te profiteren. Luister dus naar wat er gezegd wordt op zowel een non verbale als een non-verbale manier en geef met eigen woorden weer, wat je begrepen hebt. Hierna kun je een eventueel antwoord formuleren en ook gaan werken aan de aangehaalde verbeterpunten;

7. Doe je voordeel met de feedback die je ontvangt: van oprechte feedback kun je groeien, ongeacht het feit of het positief of negatief was. In het geval van Dean werd zijn relatie immers stabieler en hechter nadat hij wist wat zijn partner van hem verwachtte.

Bovenstaande punten kunnen verwerkt worden in onderstaand model voor feedback ontvangen, die je in haast elke situatie kunt toepassen.

Een voorbeeld voor feedback ontvangen in elke situatie

Het ontvangen van feedback verloopt minder stressgevend als je het volgende model toepast:

• Zorg voor het juiste moment indien jij degene bent die om feedback vraagt. Indien je je dag al niet hebt en iemand je juist dan van feedback wilt voorzien, is het raadzaam om te vragen dit naar een ander moment te verschuiven;
• Zorg voor een rustige omgeving, waardoor je in staat bent om je gesprekspartner goed te verstaan en observeren;
• Peil de stemming van je feedback gever zodat je weet dat zijn of haar motieven ook zuiver zijn;
• Vraag om welk gedrag of moment de feedback concreet gaat;
• Informeer wat met de feedback beoogt wordt;
• Luister aandachtig naar wat er gezegd wordt en vraag desgewenst om verduidelijking;
• Schrijf wat men zegt op zodat je het kunt nalezen;
• Laat de feedback tot je doordringen en geef in eigen bewoordingen aan wat je hebt begrepen;
• Reageer op wat aan je gezegd is waarbij je eventueel situaties die bij je gesprekspartner verkeerd overkwamen, uitlegt;
• Geef daarbij ook aan hoe de feedback je laat voelen;
• Vraag naar eerlijke adviezen en punten waar je aan kunt werken; en
• Bedank ten slotte om de feedback.

Na afloop van deze feedback sessie mag je zelf bepalen wat je er mee zal doen. Je kunt eventueel aan iemand anders vragen in hoeverre de persoon eens is met de feedback die je kreeg. Wellicht kom je er dan ook achter dat je met het ontvangen van feedback, nu beter in staat bent om je plek binnen het geheel op te eisen.

Wil je naast feedback ontvangen en verwerken, ook meer informatie omtrent feedback geven?

Lees dan onze bijbehorende pagina omtrent het geven van feedback>>>