Zo kun je leren om effectief te communiceren en je communicatie te verbeteren

Gerrit had zijn dag niet. Het begon al tijdens het ontbijt met zijn gezin, toen hij aan ze vertelde dat hij hun vakantieplannen dit jaar moest uitstellen. Het bedrijf waarvoor hij werkte maakte namelijk een zware financiële periode door en had de vakantie bonus van alle werknemers moeten inkorten.

Hij had zijn vrouw en dochters ook proberen uit te leggen dat hij het huishouden draaiende had weten te houden in de periode dat het bedrijf gesloten was, door met het spaargeld de vaste lasten te betalen. Zijn vrouw had er toentertijd mee ingestemd maar beet hem nu toe dat hij het geld gewoon verbrast had.

Om de vrede binnen het gezin te herstellen, besloot hij daarom zijn chef te vragen om een uitzondering te maken en hem de overuren uit te betalen waarop hij aanspraak maakte. Hij wist namelijk dat zijn collega Shaun dat bedrag wel ontvangen had, terwijl hij minder extra uren voor het bedrijf had gedraaid.

Helaas verliep het gesprek met zijn chef helemaal verkeerd. Gerrit werd verweten brutaal te zijn, waarna hij op staande voet werd ontslagen. Beduusd vertelde hij aan Shaun wat hem was overkomen. Die zei hem lachend en haast treiterend dat hij eens moest gaan leren wat effectief communiceren inhield.

Het had hem in ieder geval geholpen om minder moeite met communiceren te hebben, wat ook in een verbetering van zijn relaties had geresulteerd. Gerrit heeft er dus baat bij zijn communicatie te verbeteren.

Misschien ben jij die Gerrit die je communicatie vaardigheid ook wenst te verbeteren. Indien dat zo is helpt dit artikel je beslist op weg.
In onderstaande alinea’s lees je onder andere:

• Wat effectief communiceren is;
• Welke factoren van invloed zijn op deze vaardigheid;
• Waarom het nastreven van een betere communicatie in elke situatie belangrijk is; en
• Hoe je er voor kunt zorgdragen dat men je boodschappen altijd zonder andere bijbetekenissen, begrijpt.

Lees dus gauw verder indien je communicatie verbeteren, een van je goede voornemens voor dit jaar was.

1. Wat is effectief communiceren?

Effectief communiceren kan omschreven worden als de vaardigheid om de boodschap die je aan anderen wenst over te brengen tijdens een gesprek of schriftelijk, zodanig te kunnen verwoorden dat zij er geen andere betekenis aangeven, dan die je met je met je boodschap beoogt.

Hetgeen je meedeelt is dus voor geen andere betekenis vatbaar, wat je ook de juiste tegenreactie van degenen waarmee je communiceert, oplevert.

In het geval van Gerrit en zijn chef zou hij dus in staat geweest zijn om of (gedeeltelijk) over het loon voor zijn overwerk te beschikken of een ander aanbod van zijn chef hebben gehad om zijn verrichte arbeid te compenseren, indien hij beter wist te communiceren.

Gelukkig kun je je communicatie verbeteren met een cursus, waardoor je deze vaardigheid ook onder de knie kunt krijgen. Lees meer: algemene info en verschillende vormen van communicatie >>>

2. Factoren die een rol spelen bij effectief communiceren

Je raadt misschien reeds dat er verschillende factoren zijn die een rol spelen bij goede communicatie. De meeste van deze factoren kun je beïnvloeden en je kan je vaardigheid omtrent deze factoren verbeteren.

De verschillende factoren zijn:

2.1 Je emoties spelen een rol bij effectieve communicatie

Heeft iemand je ooit ook aangeraden om eerst tot tien te tellen wanneer je in een boze bui op het punt staat te bellen of appen naar de persoon op wie je kwaad bent?

Je emoties kunnen je namelijk een vertekend beeld van een situatie geven waardoor je reactie niet in overeenstemming is met hetgeen je bedoeld. In ons voorbeeld is het mogelijk dat de chef van Gerrit vlak voor het moment dat hij om zijn geld vroeg, had vernomen dat het bedrijf failliet was en personeelsleden moest afvloeien.

Gerrit op zijn beurt vond het erg dat hij zijn gezin had teleurgesteld en met de mededeling “er is voorlopig geen geld daarvoor” de mogelijkheid om het weer goed te maken uit een zag spatten. Overigens kunnen positieve emoties beter communiceren ook in de weg staan.

Door de wolk waarop je zit uit bijvoorbeeld blijdschap of verliefdheid luister je maar half naar wat je gesprekspartner je verteld, wat tot het nemen van beslissingen leidt die je normaliter achterwege had gelaten indien je beter op zijn of haar intenties had gelet;

Tips: lees je eens in >omtrent mindfulness of lees >een goed boek over je emoties voor meer inzicht.

2.2 Het onderwerp van het gesprek dat besproken wordt tijdens de communicatie

Indien het onderwerp van gesprek je na aan het hart ligt, zal je anders omgaan met de feedback die je van anderen krijgt erover. Je vat andere meningen dan te persoonlijk op terwijl ze in negen van de tien gevallen juist niet zo bedoeld zijn.

Ook zal je eerder je gelijk willen krijgen, minder goed luisteren naar je gesprekpartner(s) omdat je voor jezelf reeds besloten hebt dat jou zienswijze de enige juiste is.

Heb je minder interesse voor het onderwerp dan stel je je milder op aangezien de uitkomst je toch niet erg interesseert. Het kan dan wel zijn dat je concentratie minder is. In dit geval heb je misschien baat om je concentratie problemen te verhelpen>>>

2.3 De persoon of personen met wie je communiceert

Het is een psychologisch gegeven dat we de mening van degene(n) wie we een warm hart toedragen eerder respecteren. Zo zal je communicatie verbeteren wanneer je dat doet in een relatie waarin je je gerespecteerd voelt.

Ook speelt de band die je met de persoon of personen hebt een belangrijke rol. Dat Shaun zijn overuren wel kreeg uitbetaald kwam door het feit dat hij en de chef ook vrienden zijn.

Het kan in zulke gevallen lijken op nepotisme of voortrekkerij, maar vindt zijn oorsprong in het feit dat ze gewend zijn om op verschillende manieren met elkaar te communiceren.

Gerrit voelde zich bewust of onbewust ondergeschikt aan de chef die zich daardoor ook superieur naar hem toe gedroeg;

2.4 Je lichaamstaal: oftewel non verbale communicatie kunnen je communicatie verbeteren

Deze factor behelst behalve de intonatie van je stem en dat van je gesprekpartner(s) ook nog de blik in je ogen, je mimiek, de bewegingen die je met je lichaam maakt tijdens het overbrengen van je boodschap, de houding van je ledematen en je gebaren.

Sta je bijvoorbeeld met je armen over elkaar geslagen tijdens een gesprek met je partner waarin je hem of haar zegt dat je hem of haar vertrouwd, dan zal die persoon uit deze houding kunnen concluderen dat je niet helemaal de waarheid vertelt.

Evenzo zal een kind uit je toon kunnen vaststellen of je daadwerkelijk niet boos bent dat het met zijn eten heeft gemorst. Je kunt daarom al op eenvoudige wijze je persoonlijke communicatie verbeteren door gedurende je gesprekken op deze non verbale kant van dit proces te letten; Lees meer: over non verbale communicatie>>

2.5 Je eerlijkheid en openhartigheid ten opzichte van je eigen motivatie voor het gesprek

een andere factor die van invloed is op je vaardigheid tot beter communiceren, is je bereidheid om tijdens je gesprekken je masker af te zetten. Je kunt dan voorafgaande aan je gesprekken bij jezelf nagaan wat je ertoe beweegt om je boodschap aan de ander over te brengen.

Gecombineerd met je emoties op dat moment is het immers goed mogelijk dat je motieven niet zuiver zijn. Je eigen intenties kennen, leidt daarom ook tot een beter communicatie met een ieder;

2.6 De omgeving, het moment van de dag

En de omstandigheden waaronder het gesprek plaats vindt: je kunt de communicatie verbeteren door ook met deze factor rekening te houden.

Indien Gerrit had geweten dat zijn chef net vervelend nieuws had vernomen, had hij het gesprek wellicht uitgesteld of andere woorden gekozen om zijn situatie uit te leggen.

De chef zou dan minder geneigd zijn om hem voor brutaal en ondankbaar uit te maken en de situatie ook niet hebben aangegrepen om hem als een van de eersten binnen het bedrijf te ontslaan.

Hou dus goed in de gaten wat de stemming van je gesprekpartner is;

2.7 Het openstaan voor reacties en feedback van anderen over wat je zegt

Het is sowieso logisch dat je bij het communiceren met anderen feedback van ze zult krijgen. Dát verwacht je immers ook zelf. Er zijn verschillende manieren die je kunt gebruiken om beter te worden in het ontvangen van feedback.

Op de manier waarop ze zullen reageren heb je echter geen invloed (behalve in het geval van manupilatie), wat echter niet betekent dat ze je vijandig gezind zijn indien hun reactie anders is dan je verwacht;

Misschien vind je het ook interessant om over open communicatie te lezen>>>

2.8 Je luistervaardigheid en dat van de andere persoon of personen

Is een factor die in nauw verband staat met de vorige. Indien je goed weet te luisteren naar hetgeen gezegd wordt, voorkom je dat je hoort wat er niet gezegd is. Je communicatie verbeteren door tijdens het luisteren niet bezig te zijn met het formuleren van een antwoord, is gelukkig een vaardigheid die ook jij jezelf kunt aanleren.

Aangezien je zelden in staat zal zijn om al deze factoren te beïnvloeden, is het geen slecht idee om te leren hoe je je persoonlijke communicatie kunt verbeteren. Je leest er straks meer over. Laat ons nu nagaan waarom beter communiceren in de wereld van vandaag een must is.

Lees meer: luistervaardigheden en algehele communicatie verbeteren door het lezen van één boek>>>

2.9 Je op de juiste manier verbaal weten te uiten voor een goede communicatie

Dit is vaak waar het eerst aan wordt gedacht bij het woord communicatie: verbale communicatie. Verbale communicatie houdt in je uiten via woorden zowel qua spraak of tekst.

Je kunt dit effectief verbeteren door je stemgeluid aan te passen aan de juiste toon en snelheid, maar ook door je woordgebruik zorgvuldig uit te kiezen. Het verbreden van je woordenschat kan dus ook voordelen bieden.

Verder is assertiviteit een belangrijk punt van verbale communicatie. Je moet namelijk assertief durven en kunnen zijn. Dit houdt ook in een goede beheersing van je emoties. Als je assertief bent heb je de helft van je communicatie al gewonnen.

Assertiever worden? Wij helpen je! Op onze pagina: hoe wordt je assertiever>>>

3. Waarom is effectieve communicatie belangrijk?

In de inleiding las je wat er met Gerrit gebeurde toen hij de financiële situatie aan het ontbijt aankaartte en om zijn compensatie aan zijn chef vroeg. Daaruit kun je wellicht ook zelf concluderen dat als je moeite met communiceren hebt, dit tot onnodige conflicten kan leiden.

Deze conflicten kunnen mild zijn maar ook tot het afbreken van langdurende relaties leiden wanneer bijvoorbeeld lang opgekropte emoties, de overhand nemen.

Dat is jammer aangezien zulke conflicten nimmer de intentie van degene die niet effectief weet te communiceren, waren.

Effectieve communicatie is ook belangrijk vanwege het feit dat het voorkomt dat je gesprekpartner(s) (onrealistische) verwachtingen van je gaan koesteren.

Indien Gerrit aan het begin van de crisis aan zijn gezin had weten duidelijk te maken dat ze waarschijnlijk niet op reis zouden kunnen gaan, was hij hoogstwaarschijnlijk die ochtend niet met een rot gevoel naar het werk gegaan.

3.1 Je prestaties op de werkvloer zullen verbeteren als je communicatie verbeterd

Beter communiceren op de werkvloer is ook van essentieel belang, omdat het de verhouding werkgever – werknemer en werknemers onderling ten goede komt. De sfeer binnen het bedrijf blijft prettig, open en positief, wat ook door buitenstaanders zal worden opgemerkt.

Het halen van bedrijfsdoelstellingen gaat ook vlotter, aangezien het uitgestippeld pad voor een ieder duidelijk is en de motivatie deze doelen te behalen ook niet ontbreekt. Communicatie verbeteren in een team doe je om deze reden dan ook samen.

Je communicatie verbeteren is ook van belang voor je inlevingsvermogen in de situatie van anderen. Je verplaatst je namelijk gemakkelijker in hun schoenen met als resultaat dat je empathie weet op te brengen voor hun situatie.

Indien zowel Shaun als de chef effectief wisten te communiceren hadden ze Gerrit op een totaal andere manier bejegent. Beter communiceren op de werkvloer of het streven zulks te doen is om deze reden dan ook cruciaal.

3.2 Alle facetten van het sociale leven gaan vooruit bij een betere communicatie

Ten slotte kan als reden waarom je communicatie verbeteren, door dat op een effectieve manier te doen, belangrijk is, genoemd worden dat je gesprekspartners je niet A horen zeggen maar al kijkend naar je lichaamstaal beseffen dat je heel wat anders bedoeld.

Denk maar aan de keren dat je aan je wederhelft zei dat alles ok was terwijl je daarbij met een nors gezicht met een van je beste vrienden of vriendinnen bleef appen. Hij of zij geloofde je op die momenten beslist niet.

Tijd dus om hier wat aan te doen. Hoe? Dat lees je in de volgende alinea’s zodat bijvoorbeeld beter communiceren met je partner, in het vervolg vlotter gaat.

4. Zo kun je je communicatie verbeteren en dus beter communiceren

Net als Gerrit kun je voor een goede communicatie bij elke gelegenheid, jezelf trainen. Dat kun je doen door (online) “persoonlijke communicatie verbeteren” workshops of trainingen te volgen, artikelen over dit onderwerp te lezen of door samen met je wederhelft te proberen om je deze vaardigheid eigen te maken. Om je daarmee op weg te helpen kun je een keuze doen uit onderstaande boeken en of cursussen.

4.1 Communicatie verbeteren met een boek: onze top 3

• 1. Om je communicatie te verbeteren met een boek kun je het boek: Effectief communiceren voor Dummies van Marthy Brounstein, aanschaffen. Het is een van de oudste boeken op dit gebied die door haar inhoud toch nog actueel is. Het boek heeft 370 pagina’s en bestaande uit een inleiding en 24 hoofdstukken. Je leert onder andere hoe mensen zich uitdrukken, wat actief luisteren is alsook hoe je je communicatie geloofwaardiger kunt maken. Wil je boeken lezen voor beter communiceren, dan is dit boek echt een aanrader.

• 2. Effectief communiceren en beïnvloeden is een boek dat geschreven is door natasja Loomans. Het bevat 480 pagina’s vol informatie omtrent het voeren van verschillende typen gesprekken die van invloed zijn op het nemen van een besluit in onder meer een werkrelatie. Onder andere komen aan de orde het sollicitatiegesprek, het aankoopgesprek en een vergadering. Een schat van informatie dus als
  communicatie verbeteren in een team, je passie is maar ook als je communicatie verbeteren door er over te lezen je helpt om dit doel te bereiken;

• 3. Spreken met liefde, luisteren met compassie’ geschreven door Thich Nhat Hanh, legt de nadruk op aandachtig communiceren op elk niveau en binnen elke relatie. Dit boek heeft slechts 160 pagina’s, maar is een must read voor jou indien je op zoek bent naar een spirituele benadering van dit onderwerp. ook in je relatie kun je communicatie verbeteren aan de hand van de inzichten van deze monk.

Kortom, lees boeken voor een goede communicatie en merk hoe je deze vaardigheid binnen niet al te lange tijd onder de knie krijgt.

4.2 De beste cursus voor het verbeteren van je communicatie “communicatie verbeteren met een cursus”

In ”betere relaties met iedereen” neemt Frank de Moei je mee in verschillende onderwerpen wat betreft communiceren en bespreekt hij verschillende methodes en tactieken die je communicatie verbeteren. Frank is bekend van onder andere het AD, de Telegraaf, Rabobank en nu.nl.

Redenen waarom je kiest voor de cursus ”betere relaties met iedereen”:

• Verbeter en optimaliseer in korte tijd je communicatie skills.
• Zeer praktijkgericht, dus direct toepasbaar.
• Inclusief gratis praktijkdagen én online hoorcolleges.
• Waardevolle toevoeging op je cv. 
• Inclusief alle benodigde literatuur, dus geen extra kosten

5. Streef je een goede communicatie na? Volg dan onze zeven communicatie verbeteren tips nu op

5.1 Stel van te voren voor jezelf goed vast wat je wilt zeggen en waarom je die specifieke boodschap wenst over te dragen

Je weet daardoor dat je motieven zuiver zijn, waardoor je ook indien je door emoties overmand wordt toch zegt wat je op het hart ligt. Het is natuurlijk niet altijd haalbaar om deze tip op te volgen aangezien je soms onverwacht personen tegenkomt waarmee je bepaalde zaken moet uitpraten. In die gevallen heb je dus niet de gelegenheid om vooraf te bepalen wat je zal of wilt zeggen. Dat is niet erg omdat je dan altijd op een van de andere je communicatie verbeteren tips kunt terugvallen.

2. Let op je emoties

Je kunt zwaar beladen gesprekken liever voeren wanneer je kalm bent. Vooral voor het beter communiceren op de werkvloer kan deze tip nuttig zijn omdat je dan te maken krijgt met verschillende persoonlijkheden die op hun eigen manier reageren. De chef heeft bijvoorbeeld aan de werknemers te melden dat het bedrijf failliet is of dat hij enkele arbeiders moet ontslaan om het voortbestaan ervan te garanderen. Indien hij zelf nog te geshockeerd is van deze situatie kan hij deze mededeling liever verschuiven naar een moment waarop hij het zelf ook herft verwerkt. Dit komt het beter communiceren op de werkvloer ten goede aangezien hij dan zonder kwaad te worden kan luisteren naar en reageren op de ( verhitte) reacties van zijn team

3. Leer te luisteren

Dit lijkt een moeilijke opgave te zijn indien je er aan gewend geraakt bent om te reageren terwijl de andere persoon nog aan het praten is. Hierdoor ontgaat je de intentie van de boodschap die aan je wordt overgebracht, wat erin kan resulteren dat de andere zich onbegrepen voelt. Wil je bijvoorbeeld beter communiceren met je partner, dan zal hij of zij het beslist erg waarderen wanneer je er een gewoonte van maakt om een luisterend oor te zijn, die om blijk te geven dat je niet met je gedachten elders bent, af en toe knikt, aha, ja, nee, uhmmm, owh, ach of ok zegt. Vervolgens reageer je pas nadat hij of zij is uitgesproken, op hetgeen je toevertrouwd is. Lees meer: leren luisteren en verbaal communiceren in één >>>

4. Probeer niet bevooroordeeld te zijn

Je kunt deze neiging hebben omdat je je gesprekspartner mag of juist niet mag. Het is menselijk om aan bepaalde personen de voorkeur te geven en ze daardoor op een voetstuk te plaatsen. Je zult wat ze je vertellen ook eerder aannemen als te zijn de waarheid, ook al klopt het niet. Door het opvangen van de verkeerde signalen vanwege het feit dat je zelf wat ze zeggen inkleurt, is het mogelijk dat belangrijke informatie je ontgaat. Je kunt door de vooroordelen die je hebt een bepaalde situatie ook verkeerd gaan inschatten, met alle vervelende gevolgen van dien;

5. Verdiep je een beetje in lichaamstaal oftewel non verbale communicatie en Neuro Linguïstisch Programmeren (NLP)

Je kunt cursussen volgen op dit gebied, meer lezen op het gebied van NLP of via het internet naar praktische filmpjes over dit onderwerp. Je kennis over deze twee gebieden zal je helpen om je communicatie te verbeteren aangezien je gauw zal doorhebben of wat je gesprekspartner zegt, strookt met hetgeen hij of zij voelt en zijn of haar intenties. Tevens zal je door je kennis van non verbale communicatie ook in staat zijn om effectief te communiceren. Tip: boekentip op het gebied van NLP >>>

6. Sta open voor feedback en meningen die niet overeenkomen met de jouwe

Communiceren is een dynamisch proces tussen op zijn minst twee personen die een eigen visie over het een en hetzelfde onderwerp kunnen hebben. Wat jij zegt of vindt kan daarom in schril contrast zijn met de mening van je broer die ook dezelfde opvoeding heeft genoten als jij. Toch kan zijn feedback waardevolle informatie voor je bevatten, waardoor je anders tegen het onderwerp aankijkt. Andersom kan de feedback van je gesprekspartner(s) je ook de kans geven om na te gaan of je boodschap is begrepen;

7. Vat niets te persoonlijk, dit zal uiteindelijk een positief effect hebben op je communicatie

Nu je weet dat intenties en emoties een grote rol spelen in de communicatie tussen mensen, begrijp je stellig ook waarom je de reacties van degene(n) waarmee je praat niet persoonlijk moet opvatten. Iedereen heeft namelijk een persoonlijke rugtas vol ervaringen die de filter vormt voor de gesprekken die men voert. Het is de kunst om door die waas heen te prikken met het doel de kern van het gesprek niet te doen verschuiven en je niet aangevallen te voelen. Een assertieve niet agressieve gesprekshouding helpt je daarbij.

Nawoord

Gerrit, zijn gezin, de chef en Shaun zouden gelet op bovenstaande alinea’s een betere relatie met elkaar hebben opgebouwd, indien ze effectief of beter wisten te communiceren.

Gerrit indien hij zich beter had voorbereid op het gesprek met zijn gezin en een beter tijdstip had uit gekozen. Ook moest hij niet in zijn emotionele toestand de chef hebben benaderd, omdat het signaal dat deze slecht gehumeurd was hem totaal ontging;

Het gezin omdat ze geen empathie wisten op te brengen voor Gerrit en niet echt luisterden;
De chef zou als hij het effectief communiceren machtig was of communicatie verbeteren binnen het bedrijf als een must zag , ook geprobeerd hebben om zelf kalm te zijn alvorens hij Gerrit aanhoorde;

En Shaun zou zich ook weten te verplaatsen in de schoenen van Gerrit en een bemiddelende collega kunnen zijn naar de chef toe.

En daarmee was onze Gerrit absoluut een rot dag bespaard gebleven.