hoe feedback geven

Handleiding om de beste feedback te geven

Wat is feedback geven en waar moet je op letten?

Feedback geven is niet altijd makkelijk. Want hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat je het zo goed mogelijk brengt en dat de andere partij er wat aan heeft? Veel mensen hebben er moeite mee om de feedback over te brengen, zeker als het negatief is.

Het klinkt daarom altijd eenvoudiger dan het is. Toch is het belangrijk dat je weet hoe je dit gaat doen, zodat uiteindelijk iedereen er iets aan heeft en de verschillende werkzaamheden alleen maar beter worden.

Onderstaande informatie kan jou daarom helpen om alles te weten te komen over feedback en wat de beste methode is.

1. Waarom is feedback geven belangrijk?

Je kunt je afvragen waarom feedback geven belangrijk is. Feedback geven kan in veel verschillende situaties voor komen. Zo krijg je al vanaf de schoolperiode feedback op basis van jouw kennis en vaardigheden. Denk daarbij aan de cijfers die je hebt behaald voor de toetsen en de praktijkopdrachten.

Je kunt assertief zijn en dan vragen waarom je een bepaald cijfer hebt gehad. Een leerkracht zal dan samen met jou gaan kijken wat er in het vervolg anders kan. Dit is in principe al feedback. Hoe meer je in de praktijk gaat doen, hoe meer feedback je zult ontvangen of moeten geven.

Presentaties en assessments zorgen ook altijd voor het geven en ontvangen van feedback. Feedback geven tijdens deze onderdelen zijn een houvast waarom er een bepaald cijfer aan is gegeven. Ook hier zal de leerkracht verschillende punten aanduiden die beter hadden kunnen gaan of waarvan het juist heel goed is.

Dit kan helpen bij de loopbaan van iemand. Later moet er in de praktijk immers ook goed gehandeld worden. Feedback geven kan daarom alleen maar helpen om iemand te verbeteren, mits het allemaal goed overgebracht wordt op de persoon.

wat is feedback geven
Er zijn veel verschillende vormen van feedback en je kunt negatieve en positieve feedback onderscheiden. Lees hieronder verder.

2. Positieve en negatieve feedback

Feedback geven kan op twee manieren: positief en negatief. Positieve feedback geven is vaak eenvoudiger voor mensen. Hierbij geef je immers aan wat er allemaal goed gegaan is. Je weet bijna zeker dat iemand dit goed op gaat vatten, zodat je de goede punten van de werkzaamheden aangeeft.

Negatieve feedback geven is echter een ander verhaal. Hierbij kan het al snel als kritiek overgebracht komen. Dit is niet leuk om te horen en je moet er daarom voor zorgen dat er ook nieuwe inzichten worden gegeven om de werkzaamheden in de toekomst op een andere manier te verrichten. Je moet het verschil tussen negatieve en positieve feedback geven dus wel weten.

2.1 De manier van positieve feedback geven

Positieve feedback geven doe je echter niet zomaar. Je kunt bijvoorbeeld niet alleen aangeven wat iemand goed gedaan heeft, maar ook onderbouwen waarom jij vindt dat het goed gegaan is. De onderbouwing zorgt er namelijk voor dat iemand de handelingen ook weer terug kan gaan halen.

Geef bijvoorbeeld voorbeelden waaruit blijkt dat het goed gegaan is. Iemand zal hiermee verder geholpen worden. Je moet je dus ook kunnen verplaatsen in de ander. Want hoe wil jij de feedback bijvoorbeeld het liefste horen om er weer van te kunnen leren?

2.2 Negatieve feedback geven behoeft aandacht

Negatieve feedback geven is een heel ander verhaal. Dit wordt ook wel constructieve feedback genoemd. Ook hier moet je weer goed bij jezelf nagaan hoe jij dit wilt horen. Zo moet het bijvoorbeeld altijd opbouwend zijn. De feedback moet iemand namelijk helpen om veranderingen aan te brengen.

In plaats van alleen het negatieve te benoemen, kun je daarom beter wel positief blijven. Probeer er dus altijd een draai aan te geven. Ook hier geef je weer verschillende boorbeelden en spreek je altijd vanuit jezelf. Zorg er daarbij zeker voor dat je uitsluitend feedback geeft op de prestaties en niet op de persoon.

3. De 4 g’s van feedback geven

Feedback geven kan altijd aan de hand van een aantal basisregels. Dit worden ook wel de 4 g’s genoemd. De 4 g’s van feedback geven kunnen ervoor zorgen dat je aan de hand van een schema feedback geeft waar je de tegenpartij mee gaat helpen.

Hierbij gaat het om gedrag, gevoel, gevolg en gewenst. Door deze stap voor stap te volgen, zorg je ervoor dat er een logisch verhaal opgesteld wordt en het duidelijk wordt wat er goed en minder goed gaat en wat er eventueel aan gaat veranderen.

Bij gedrag focus je je op de prestaties of het gedrag van een persoon. Feedback geven gaat immers niet om de volledige persoon, maar alleen waar tegenaan gelopen wordt. Denk bijvoorbeeld aan een collega die altijd te laat komt. Je bespreekt hiermee dus het te laat komen, maar ga niet gelijk over naar de conclusies. Je zegt dan hoe je je hierbij voelt. Dit is het gevoel.

Zo kun je het vervelend komen om dat je niet meer op deze collega kunt rekenen. Ook geef je aan wat het gevolg van dit gedrag is en uiteindelijk zeg je wat er gewenst is. In principe geef je hiermee dus aan dat de collega op tijd moet komen, zodat de collega een positieve indruk achterlaat.

Een voorbeeldzin van de 4g’s van feedback: ik vind het niet fijn dat je altijd te laat komt (gedrag), hierdoor voel ik mij niet serieus genomen (gevoel), waardoor ik minder zin heb in onze werkzaamheden samen (gevolg). Ik zou het fijn vinden als je de volgende keer op tijd komt (gewenst).

feedback geven voorbeeld
Je kunt deze techniek bijvoorbeeld toepassen bij het feedback geven aan een collega.

4. De beste methode om feedback te geven

Voordat je feedback gaat geven, is het belangrijk om de beste methode om feedback te geven te bekijken. Er bestaan buiten de 4 g’s van feedback geven namelijk nog meer methoden die je kunt hanteren.

Zo heb je bijvoorbeeld nog de ik-ik-jij methode en de 360-gradenfeedback. Het is belangrijk dat je hier de verschillen ook van wilt. Ook hier gaat het om het verschil tussen negatieve en positieve feedback geven en de manier hoe het gebracht wordt.

4.1 De ik-ik-jij methode

De ik-ik-jij methode zorgt ervoor dat beide kanten belicht worden. Vanuit jezelf maak je bijvoorbeeld eerst het gedrag bespreekbaar of kijk je naar de prestaties van een collega.

Daarna vertel je wat jouw gevoel daarbij is. Als je hierbij weer het voorbeeld van te laat komen hebt, kun je aangeven dat iemand vaak te laat komt en dat je hierdoor niet meer op diegene kunt rekenen.

Alleen ga je dan over op de andere persoon. Je vraagt diegene of hij dit gedrag bij zichzelf herkent en of diegene er iets over kan vertellen. Jullie kunnen dan samen gaan kijken naar een oorzaak en een mogelijke oplossing.

4.2 De 360-gradenfeedback

Bij de 360-gradenfeedback belicht je verschillende zaken die ertoe doen. Feedback geven op basis van deze methode wordt vaak gedaan bij beoordelingsgesprekken of eindejaarsgesprekken.

Hierbij gaat het erom dat er meerdere mensen zijn die een beoordeling gaan geven. Hierbij worden vaak meerdere beoordelingsformulieren ingevuld, welke samengebundeld worden tot een uiteindelijke uitslag.

Deze personen gaan dan nog met jou in gesprek om de feedback over te brengen. Als jij een van de beoordelaars bent, is het goed om alle punten zo goed mogelijk op een rij te zetten, zodat de andere partij weet waaraan gewerkt kan worden.

4.3 Welke methode is beter?

Feedback geven is altijd aangepast aan de situatie die zich op dat moment voordoet. Je kunt hierdoor niet specifiek zeggen welke methode het beste is. Feedback geven gaat er immers om dat er op dat moment duidelijk wordt wat er goed en minder goed gaat en moet daarom altijd op een goede manier overgebracht worden.

Je kunt daarom het beste gaan kijken naar welke persoon er voor je zit en wat de reden is dat er feedback moet komen. Het gaat er uiteindelijk om dat er naar een oplossing gezocht wordt en dat iemand weet hoe er in de toekomst anders gehandeld of gewerkt kan worden.

Daarbij blijft het wel altijd belangrijk om een logisch verhaal te houden. Feedback geven moet vanaf het begin duidelijk zijn voor alle partijen. De 4 G’s van feedback geven kunnen daarom het beste wel altijd gehanteerd worden.

In een later stadium zou je hier nog andere zaken bij kunnen betrekken, die ervoor zorgen dat er nog meer duidelijkheid komt. Hierdoor heb je ook altijd een goede voorbeeldzin voor het geven van feedback in je hoofd zitten.

Dankzij deze voorbeeldzinnen kun je er immers voor zorgen dat het probleem helder wordt en er handvaten komen om mee te werken.

tips bij het geven van feedback
Zorg er dus voor dat je in ieder geval altijd de 4 g’s van feedback geven gebruikt.

5. Een goed voorbeeld bij het geven van feedback

Zoals al eerder gezegd gaat feedback geven niet alleen over het vertellen wat er goed of minder goed gaat, maar ook over het geven van voorbeelden. Dit is niet altijd gemakkelijk. Als er negatieve feedback aan te pas komt, durf je het vaak niet goed over te brengen.

Je moet er dan voor zorgen dat je met voorbeelden komt, zodat iemand anders ook weet wat er gedaan moet worden in de toekomst om het te voorkomen. In dit geval kan een voorbeeldzin voor het geven van feedback erg helpen.

Om bij het voorbeeld van te laat komen te blijven. Zodra je de collega bij je geroepen hebt en hierover in gesprek gaat, is het goed om er verder op in te gaan door aan te tonen hoe vaak diegene al te laat is gekomen. Je kunt hierbij bijvoorbeeld zeggen: “Je schijnt vaak te laat te komen.

Dit zorgt ervoor dat wij niet altijd op jou kunnen rekenen en je ook geen goede indruk achterlaat bij de klanten”. Daarna kun je nog in gesprek gaan of de collega zich hiervan bewust is en vragen hoe het komt dat diegene niet altijd op tijd op de werkvloer verschijnt. Er kan namelijk altijd een oorzaak zijn waar niemand zich van bewust is.

Feedback geven is niet alleen een manier om de goede en minder goede punten aan te kaarten, maar ook om elkaar weer verder te helpen. Je zult bij negatieve feedback sneller een reactie krijgen dan bij positieve feedback. Sta hier ook altijd voor open.

Door in gesprek te gaan komt er vaak meer naar boven over de mogelijke oorzaken. In dit geval zal een voorbeeldzin niet meer helpen, maar kan het wel een opening zijn voor een goed gesprek kom je erachter dat er vaak meer aan de hand is dan op voorhand duidelijk was.

Ja ja je bent aangekomen bij onze 10 belangrijke tips voor het geven van goede feedback.

6. De belangrijke tips voor het geven van goede feedback

De belangrijke tips voor het geven van feedback moeten altijd goed in het achterhoofd worden gehouden. Door een aantal tips te volgen, kun je er namelijk voor zorgen dat er een goed gesprek komt en je ook niet iemand op de persoon aanvalt.

Het draait immers altijd om bepaalde prestaties en iemand moet ermee vooruit kunnen in plaats van het gevoel hebben dat er niets goed gedaan kan worden.

6.1 De 4 g’s altijd gebruiken

Een van de belangrijkste tips voor het geven van feedback is het gebruiken van de 4 g’s. Je kunt deze op voorhand al op papier zetten, zodat je een logisch verhaal over kunt brengen. Hierbij houdt je de feedback altijd feitelijk en zul je niet geneigd zijn over te gaan op verwijten.

Door daarbij te vermelden dat je het gevoel hebt dat er iets aan de hand is, kun je de negatieve punten vanuit jezelf overbrengen. Vermijdt daarbij woorden als ‘teleurstellend’ en ‘irritant’, maar kies voor een neutrale aanpak.

6.2 Ga voor een positieve aanpak

Of je nu positieve of negatieve feedback geeft, je moet er altijd voor zorgen dat er een positieve en opbouwende draai aan gegeven wordt. De verbeterpunten hoeven bijvoorbeeld niet tot het einde van een contract te leiden, maar kunnen op de werkvloer wel helpen bij veranderingen.

De algemene richtlijn is als volgt: Bij ieder verbeterpunt kun je drie of vier positieve elementen benoemen. Als iemand bijvoorbeeld vaak te laat komt of niet snel werkt, kun je vermelden dat de collega wel vriendelijk, secuur en collegiaal is. Hierdoor komt er extra motivatie om te werken aan het verbeterpunt.

6.3 Kom altijd met voorbeelden

Voorbeelden zijn belangrijk bij feedback geven. Je moet daarom altijd de ‘waarom’ vermelden. Het is een leermoment en als je hierbij alleen vermeldt wat er fout gaat, zal de ander zich af gaan vragen waar dit dan aan kan gaan liggen.

Door met voorbeelden te komen kan het zo concreet mogelijk zijn en heeft iemand er daadwerkelijk iets aan. Hierbij wordt het niet alleen duidelijker voor de ontvanger, maar zal de feedback ook sneller aangenomen worden en is iemand gemotiveerd om aan de verbeterpunten te gaan werken.

6.4 Sta open voor reacties

Het is niet altijd leuk om feedback te ontvangen. Zeker als er veel verbeterpunten zijn, kan iemand al snel in de verdediging schieten. Je moet er daarom altijd vanuit gaan dat er tegengas gegeven wordt. Sta hiervoor open en ga de dialoog aan. Zelfs als een collega je onderbreekt tijdens het benoemen van de feedback kan er al een gesprek aangegaan worden.

Hoe steviger je jouw feedback onderbouwt met feiten en voorbeelden, hoe meer de andere partij geneigd is om de feedback te ontvangen. Hierdoor zal er ook minder tegengas komen. Desondanks moet je goed omgaan met de reacties.

6.5 Bereid de feedback goed voor

Hoewel je vaak zo snel mogelijk feedback wilt geven aan iemand is het toch belangrijk om een goede voorbereiding te treffen. Advies geven uit de losse pols zal namelijk nooit een goede feedback opleveren. De aandachtspunten moeten daarom altijd goed voorbereid worden, zodat je weet wat je wilt zeggen.

Daarbij kun je al structuur aanbrengen in de boodschap. Het gesprek gaat beter verlopen en de andere partij is sneller geneigd om ermee aan de slag te gaan. Hierdoor kun je ook voorkomen dat er verwijten gemaakt worden.

6.6 Ga voor een persoonlijkere aanpak

Bij feedback geven kun je altijd meer bereiken als je een persoonlijke aanpak hebt. Geef de verbeterpunten daarom niet per mail of telefoon, maar ga een gesprek aan. Hierbij is het belangrijk dat je het in eerste instantie een-op-een doet, zodat de ander niet het gevoel heeft dat iedereen tegen hem is.

Daarbij zal een persoonlijke aanpak er ook voor zorgen dat de ander weet dat hij of zij serieus genomen wordt. Je voorkomt hiermee dat een collega minder gemotiveerd is om de werkzaamheden uit te voeren.

6.7 Draai er niet omheen

Voornamelijk bij negatieve feedback ben je geneigd om erom heen te draaien. Je moet er echter voor zorgen dat je dit niet doet. Wees daarom altijd direct, omdat eventuele problemen niet zullen worden opgelost als je niet direct vermeldt wat het probleem is.

Een collega kan dan immers niets met de adviezen die in het gesprek worden gegeven. Hoewel het lastig is om iemand direct te zeggen waar het op staat, zal het in de toekomst wel de beste resultaten op gaan leveren.

6.8 Breng het in de ik-vorm

Hoewel je geneigd bent om direct over te gaan op de punten die goed of minder goed gaan, blijft het belangrijk om vanuit de ik-vorm te spreken. Door de zin bijvoorbeeld te beginnen met “ik heb het gevoel dat” of “ik merk dat” kun je namelijk een persoonlijker gesprek krijgen.

Hierdoor heeft het gesprek een minder aanvallend karakter en komen de adviezen beter binnen. Door hier goed op te letten kun je het beste eindresultaat verkrijgen.

6.9 Letten op lichaamshouding

Bij deze tip voor feedback geven gaat het niet alleen om de lichaamshouding van degene die de feedback ontvangt, maar ook om jouw eigen lichaamshouding. Non-verbaal gedrag kan namelijk veel invloed hebben op het uiteindelijke gesprek. Iemand zal niet alleen letten op de woorden die verteld worden, maar ook op de gezichtsuitdrukking en de rest van de lichaamshouding.

Let hier daarom altijd goed op. Ga bijvoorbeeld niet met jouw armen over elkaar zitten, maar ga voor een open houding. Leg je handen bij voorkeur op de tafel. Dit zal meer belangstelling uitstralen, waardoor het gesprek soepeler gaat verlopen.

6.10 Niet te lang wachten met de feedback

Je merkt vaak dat er periodiek een beoordelingsgesprek plaatsvindt. Voor studenten is er vaak aan het einde van het jaar een assessment waarin zij feedback ontvangen over het afgelopen jaar.

Desondanks is het veel effectiever om feedback te geven op het moment dat een situatie aan de gang is. De relevante feiten zullen hierdoor niet vergeten worden.

Daarnaast is het als mosterd na de maaltijd als de feedback pas na een paar maanden komt. Je zult hierdoor ook al snel de vraag krijgen waarom je hier niet eerder mee gekomen bent, zodat er al veranderingen hadden kunnen zijn.

Wil jij beter worden in het geven van feedback?

Begin dan in ieder geval met het lezen en leren van bovengenoemde tips en methodes, vooral de 4 g’s en de laatst genoemde tips zijn hierbij erg belangrijk. Wil je meer weten over feedback geven dan kun je misschien de door ons best beoordeelde cursus omtrent feedback geven gebruiken>>>

7 reacties op “Handleiding om de beste feedback te geven”

  1. Pingback: Hoe ontvang je feedback op de juiste manier? - Mindsetking

  2. Pingback: Feedback vragen doe je zo! Tips & Tricks. - Mindsetking

  3. Pingback: Wat is actief luisteren en hoe werkt het? - Mindsetking

  4. Pingback: Hoe kun je open communicatie gebruiken? - Mindsetking

  5. Pingback: Verantwoordelijkheidsgevoel: verantwoordelijkheid nemen - Mindsetking

  6. Pingback: Wat is discipline of zelfdiscipline? - Mindsetking

  7. Pingback: Wat is een schuldgevoel en hoe kom je er vanaf? - Mindsetking

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.