Wat is de PDCA-cyclus? Hoe, waarom en wanneer wanneer gebruik je hem?

Eigenlijk is de grondslag van ieder bedrijf dat ze willen blijven verbeteren, zo niet dan zijn deze bedrijven niet goed bezig.

Veel bedrijven die willen verbeteren, brengen echter verbeteringen aan op een verkeerde manier. Ze schieten vaak tekort omdat ze op een verkeerde manier verbeteren of dingen over het hoofd zien.

Een aantal veelvoorkomende obstakels kunnen zijn: onvoldoende gestructureerd te werk gaan, silo’s, bureaucratie, cultuur en benodigde financiële middelen.

Om bedrijven hierbij een handje te helpen is de Plan-Do-Check-Act-cyclus ontworpen om bedrijven uit stagnatie te halen en het bedrijf nieuw leven in te blazen in de vorm van groei en vooruitgang.

In dit artikel leren we je hoe je de Plan-Do-Check-Act-cyclus effectief kunt toepassen en ervoor kunt zorgen dat jouw bedrijf niet in een periode van stagnatie zal belanden.

Wat is de PDCA-cyclus?

De Plan-Do-Check-Act cyclus, ook wel bekend als de Deming-cyclus of het Deming-wiel, is een methode die kan worden toegepast bij het verbeteren van producten, diensten en processen. Hierdoor is het ook een onderdeel van lean management.

Wanneer en door wie is de Plan-Do-Check-Act cyclus ontwikkeld?

In de jaren vijftig van de vorige eeuw is het PDCA-model ontwikkeld als een verbetermodel. Het model is ontwikkeld door William Deming en is gebaseerd op de wetenschappelijke theorie van probleemoplossing.

Aanvankelijk noemde William Deming de cyclus naar zijn mentor ‘’Walter Shewhart’’, die hem inspireerde tijdens zijn lessen.

Het PDCA model dient niet gezien te worden als een end-to-end proces maar meer als een lus. Dit omdat het doel van dit model is om elke verbetering in een continu proces van groeien en leren te verbeteren.

In welke gelegenheden is het PDCA-model geschikt?

Het Plan-Do-Check-Act model kan gebruikt worden in verschillende situaties. Toepassingen waarvoor het model erg geschikt is zijn:

• Een proces ontwikkelen, testen of verbeteren
• Verandermanagement en/of continu verbetering doorvoeren
• Verspillingen vermijden
• Meerdere oplossingen zoeken voor een situatie, waarbij waarschijnlijk verbetert kan worden

Een groot voordeel van de PDCA-cyclus is dat het mogelijk is om dit model toe te passen in alle organisatie typen en alle sectoren.

De stappen van het PDCA-model

Leer de vier fasen in de Plan-Do-Check-Act cyclus om ermee aan de slag te gaan.

1. Plannen (PLAN)

De planningsfase is om in kaart te brengen wat er gedaan dient te worden en welke probleem opgelost dient te worden. Tijdens deze stap van de PDCA-cyclus is het belangrijk om te identificeren en te analyseren.

Hierbij wordt het probleem of de situatie dus geïdentificeerd en geanalyseerd en wordt gekeken of de mogelijkheid tot verandering mogelijk is. Hierbij is het belangrijk om bepaalde hypothesen en oplossingen te zoeken voor het mogelijke probleem of de te verbeteren situatie.

Waarschijnlijk zal het aan bod komen dat er meerdere oplossingen zijn voor de situatie of het probleem. Wat dan belangrijk is, is dat er één (de beste) oplossing getest wordt om op te testen.

Wat bij het plannen erg handig kan zijn, is rekening houden met de volgende vragen:

• Welke kernprobleem dient er opgelost te worden
• Is het haalbaar om het probleem op te lossen
• Hebben we voldoende informatie om het probleem op te lossen of is er meer onderzoek benodigd?
• Zijn de middelen aanwezig die benodigd zijn?
• Hoe beoordelen we of het een geslaagde onderneming is?
• Wat zijn de mogelijke en haalbare oplossingen?
• Is dit het juiste onderwerp om onze aandacht aan te besteden?

Het is in deze fase mogelijk om alvorens met een groepje te brainstormen zodat alle bovenstaande vragen beantwoord kunnen worden en het belangrijkste onderwerp / probleem uitgekozen kan worden om te behandelen.

Tijdens deze fase is het verder nog handig om je doelen smart te stellen en misschien enkele andere hulpmiddelen te gebruiken, mocht je hier behoefte aan hebben. Deze hulpmiddelen kunnen bestaan uit een balanced scorecard of bijvoorbeeld een scenario analyse.

Dit zet het onderdeel plannen extra kracht bij en zo bouw je zekerheid in.

Ook kan het handig zijn om KPI’s te gebruiken. KPI’s en het stellen van smart doelen liggen heel dicht bij elkaar en eigenlijk kan een KPI en een smart doelstelling wel overeenkomen, zie hiervoor de volgende voorbeeld van veelvoorkomende geformuleerde KPI’s:

Winst: verhoog de verkoopomzet dit jaar met 15%

Online verkeer: verhoog dit jaar het verkeer naar de website met 25%

2. Doen (DO)

De volgende stap in het Plan-Do-Check-Act model is het doen. We gaan de hypothese die is ontwikkeld tijdens de vorige stap nu dus testen en hopen op mooie resultaten waarop verder gebouwd kan worden, om stagnatie de das om te doen.

We hopen natuurlijk dat deze stap in één keer goed gaat, maar er is ruimte om te leren en te experimenteren. Er zullen geheid uitdagingen komen, waarbij je met oplossingen moet komen en de plannen die gemaakt zijn bij stap 1, wat bijsturing moet geven.

Probeer hierbij als leider van het project de neuzen dezelfde kant op te laten sturen en laat blijken dat het onderdeel is van het project om een beetje bij te moeten sturen. Er zijn geen projecten waarbij alles precies gaat zoals gepland.

Ook in deze fase kun je een aantal hulpmiddelen gebruiken, denk hierbij aan: het verhogen van de datakwaliteit, business intelligence tools & Lean Six Sigma.

In deze stap is het essentieel dat je data over voldoende kwaliteit beschikt, probeer zodoende je data ook te optimaliseren. Want het is ook belangrijk om de data die bemachtigd is te registreren. Voorbeelden hierbij zijn: nieuwe klanten, nieuwe leads, nieuwe prospects, nieuwe medewerkers, nieuwe dossiers etc.

Zonder goede data zal er vandaag de dag geen goede informatie meer bestaan en zal er ook broodnodige kennis ontbreken. Zorg dus dat de datavoorzieningen goed op orde zijn.

3: Controleren (CHECK)

Nadat de hypothese (of proefperiode) is voltooid, kunnen de resultaten bekeken worden en ook worden geanalyseerd. Deze fase heft ook belang aangezien hiermee de oplossingen kunnen worden geëvalueerd en indien nodig kunnen de plannen worden herzien.

Blijkt dat er in deze fase de resultaten niet goed blijken (na meerdere analyses), schroom dan niet om terug te gaan naar stap 2 of het gehele project te herzien, want zonder een goed resultaat zal je niet veel aan het onderzoek hebben.

Stel hierbij de volgende vragen, wanneer je denkt dat het project goede resultaten heeft:

• Heeft het plan echt goed gewerkt?
• Waren er verstoringen in het proces of moeilijkheden? Zo ja, welke?
• Wat kunnen we de volgende keer anders of beter doen om deze moeilijkheden en verstoringen te voorkomen?

4: Ernaar gedragen (ACT)

Na de check-fase komt de act-fase. Hierin worden de volledige bedachte planning voor de verbetering van het project of proces geïmplementeerd. Men gaat zich nu naar de bedachte plannen en handelingen gedragen.

Onthoudt wel dat het PDCA model een ‘’cyclus’’ is en dat je na het implementeren van de bedachte plannen weer opnieuw begint. Dit is onderdeel van het continu verbeteren van processen, wat hedendaags steeds populairder wordt.

Wanneer de act-fase is afgerond gaat men dus weer terug naar de plan-fase.

Wat is continue verbeteren? (het doel van de PDCA cyclus)

De term ‘’continue verbeteren’’ kan erg uiteenlopen als deze niet in een specifieke context wordt geplaatst. Daarom proberen wij hier kort uit te leggen wat kan heel abstract zijn als ze niet in een specifieke context wordt geplaatst.

Kort uitgelegd, het is een nooit eindigend streven naar perfectie in alles wat je doet. In Lean management wordt continu verbeteren ook wel Kaizen genoemd.

Het ontstaan van Kaizen is begonnen na het einde van de tweede wereldoorlog. Deze methode van continu verbeteren is vervolgens enorm populair geworden en wordt hedendaags veelvuldig gebruikt door bedrijven wereldwijd.

Het continu verbeteren middels de lean-methodologie is gericht op het continu verbteren van elk proces binnen een berdrijf. Hierbij richt men zich binnen een organisatie eerst op het verbeteren van de processen die de meeste waarde hebben voor de klant.

Daarnaast is het belangrijk om activiteiten / processen te verwijderen die weinig tot geen waarde toevoegen aan het proces of voor de klant.

Zo is men erop gericht het proces te verbeteren zodat er meer en kwalitatief beter geproduceerd kan worden.

Plus- en minpunten van de Plan-do-check-act cyclus

De PDCA cyclus heeft een aantal plus- en minpunten, wanneer je het model nauwkeurig bestudeert. In principe vinden wij deze minpunten soms een beetje overdreven omdat eigenlijk het model al één groot pluspunt is in vergelijking met wanneer je het niet gebruikt.

Vat de minpunten dan ook niet te zwaar, maar zie ze meer als dingen die de PDCA-cyclus niet (compleet) in voorziet en waarvoor misschien nog aanvullende acties voor benodigd zijn.

Pluspunten:

1. De veelzijdigheid van het model. De PDCA cyclus kan in veel verschillende situatie gebruikt worden. Hierdoor kun je het model bijna in elk proces waarin iets verbeterd of veranderd moet worden toepassen. Ideale voorbeelden hiervan zijn: projectmanagement, ontwikkelings- en verbeterprocessen, wijzigingsbeheer of financiële zaken.
2. Het is een eenvoudig model, waarbij de stappen gemakkelijk te begrijpen zijn: het PDCA-model is gemakkelijk te begrijpen voor een leek. Hierdoor is het instapniveau laag en zou het voor iedereen in principe toepasbaar zijn. Dit doet niet af aan de effectiviteit van het model en het kan dus nog steeds ingezet worden bij belangrijke projecten, ondanks dat het gemakkelijk te begrijpen is.
3. Proces van continue verbetering bevorderen, hierdoor worden onder meer: terugkerende fouten in het proces te voorkomen, interne barrières overwonnen, kosten bespaard wanneer er minder verspilling (van tijd) is.
4. Het verrichten van teamwork wordt bevorderd door de samenwerking tijdens het ontwikkelen en doorvoeren van continue verbetering.
5. Voorkomen dat er kostbare tijd wordt verspild aan zaken die weinig effectief zijn en beter geschrapt- of anders ingericht kunnen worden. Zo komen er minder slechte oplossingen voort en meer goede oplossingen. er tijd wordt verspild aan het uitvoeren van ineffectieve of slechte oplossingen.

Minpunten:

1. Het blijft doorgaan: PDCA dient gezien te worden als een continu proces van verbeteren. Dit zorgt ervoor dat men niet terugvalt en dat de organisatie zich daarnaast blijft ontwikkelen. Het is belangrijk dat iemand er op let dat de wijze van werken tijdens de PDCA cyclus dus door blijft gaan en dat het niet stil komt te liggen. Dit zou een leidinggevende dus kunnen zijn.
2. Het is gemakkelijk om te begrijpen, maar minder makkelijk om uit te voeren. Omdat bij de PDCA cyclus continu focus moet zijn op het proces vergt het oplettendheid. Daarnaast worden procesverbetering op gedeeld in kleine stappen, waardoor het soms wat tijd in beslag kan nemen voor de boel op gang komt. Hierdoor is het model minder goed aan te raden bij projecten die snel klaar moeten zijn.

Wat onderscheid de PDCA-cyclus van andere strategieën voor verandermanagement?

Wat de PDCA cyclus onderscheid van andere strategien voor verandermanagement is dat dit model ontworpen is om organisatie te helpen kleine, incrementele wijzigingen aan te brengen, en het succes of falen van elke stap te testen, alvorens zijn door gaan naar de volgende stap in de cyclus.

Na enige tijd kunnen deze kleine wijzigingen leiden tot grootschalige positieve gevolgen voor de organisatie op het gebied van haar processen, om tot een product of dienst te komen. Stap voor stap kan de organisatie zich zo continu blijven verbeteren en alleen door gaan met stappen die wel werken en alles wat niet werkt achter zich laten.

Het is naast een proces van continu verbeteren, ook een proces van continu leren.